E-TicaretOca 17, 2023

E-Belge Nedir? (Kimler E-Belge Kullanmak Zorundadır?)

Özlem Doğan
İçerik Pazarlama Uzmanı

Hemen hemen her KOBİ’nin son yıllarda sıkça duyduğu bir kavram, e-Belge. Teknoloji ile birlikte değişen ticaret dünyası, Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başlatılan e-Dönüşüm hareketi adı altında e-Belge ile tanıştı. Peki. “e-Belge Nedir? e-Belge Ne İşe Yarar? ve e-Belge Nerelerde Kullanılır?

Bu içeriğimizde A’dan Z’ye e-Belge uygulamasını ele aldık.

E-Belge Nedir? Çeşitleri Nelerdir?

E-Belge Nedir?

Teknoloji günden güne gelişmeye devam ediyor. Gelişen bu teknoloji karşısında ticari prosedürler de teknolojiye uyumlu bir şekilde değişiyor. e-Belge, Maile Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından dijital dönüşüm kapsamında uygulamaya geçilen elektronik belgelerin tümüne verilen addır. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Bilet, e-Serbest Meslek Makbuzu (SMM), e-Müstahsil Makbuzu gibi uygulamaların tamamına e-Belge denir.

Mükelleflerin hazırladığı e-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği koşullar sağlandığında Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. e-Belgeler, mükelleflerin kullandığı ya da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği yazılımlar aracılığıyla Gelir İdaresi başkanlığına iletilir.

E-Belge Ne İşe Yarar?

Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın başlatmış olduğu e-Dönüşüm uygulamaları sayesinde, birçok firma e-Belgeye geçiş yapmıştır. Bu dijital dönüşüme geçiş ile birlikte organizasyonlarda; verimlilik, optimizasyon, otomasyon ve süreç yönetimi alanlarında büyük kazanç sağlanmaktadır.

Belgelerin elektronik ortamda e-Belge şeklinde hazırlanması, kontrolü, takibi ve paylaşımında zaman ve maliyet anlamında tasarruf sağlamaktadır. E-Belge adı altında; e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi dijital dönüşüm uygulamaları vergi sisteminin takibinde kolaylaştırmaktadır. Bunun yanında firmaların dünya standartlarında iş yapmasına ve şirket hedeflerine büyük katkı sağlamaktadır.

İlgili İçerik: E-Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

E-Belge Nerelerde Kullanılır?

e-Belgeler; muhasebe, finans ve vergi dünyasında kullanılan bir kavram olarak dijital dünyanın hayatımıza kattığı bir sistem bütünüdür.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kararıyla vergi hukuku anlamında gerekli ve zorunlu olan birçok belge, dijital ortamda tutulmaktadır. Bu kararla birlikte firmalar tarafından tutulması gereken muhasebe kayıtları, vergi kayıtları, kesilmesi gereken irsaliye ve faturalar, gider makbuzları gibi birçok belgenin elektronik ortama aktarılması ve kayıtların elektronik ortamda tutulması zorunluluğu getirilmiştir.

e-Belge günümüzde pek çok mesleki iş kolu tarafından kullanılmaktadır. En çok kullanılan meslek gruplarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

  • İlgili bakanlık ve belediyelerden yatırım veya işletme belgesi almak isteyen otel işletmeleri,
  • Gayrimenkul veya motorlu taşıt, inşaat, imalat, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapan firmalar,
  • Elektronik ortamda (e-ticaret) hizmet veren veya satış gerçekleştirenler,
  • Brüt satış geliri 2021 yılı için 4 Milyon TL, 2022 yılı itibariyle ise 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm vergi mükellefleri tarafından kullanılmak zorundadır.

İlgili İçerik: Vergi Çeşitleri

E-Belge Kullanmak Ne Gibi Avantajlar Sağlar?

e-Belgenin elektronik ortamda hazırlanması ile birlikte zaman ve maliyet en başta olmak üzere birçok avantajı bulunmaktadır.

  • Bir tuş ile e-Fatura, e-İrsaliye, e-SMM gibi birçok belgeyi elektronik ortamda kesmek veya alıcıya iletmek mümkündür. Manuel olarak kağıt üzerinde hazırlanan belgelerin düzenlenmesi ve alıcıya iletilmesi birkaç günü bulurken, e-Belge kullanımı büyük ölçüde zaman kazandırır.
  • e-Belge düzenlemesi elektronik ortamda yapıldığı için kağıt ve mürekkep maliyetleri bulunmaktadır.
  • e-Belge kullanımında fiziksel bir arşive gerek kalmaz. Bu şekilde fiziki bir arşiv alanına ihtiyaç duyulmadan tüm belgeler elektronik ortamda e-Arşiv yolu ile sağlanabilmektedir. Bu durum belgelerin kaybetme ihtimalini de ortadan kaldırır.
  • Elektronik olarak hazırlanan belge alıcısına elektronik ortamda ilettildiği için hem hızlı bir şekilde karşı tarafa ulaşır hem de kargo ile belgenin kaybolması gibi olumsuz ihtimaller söz konusu olmaz
  • Elektronik belgenin hata oranı kağıt belgeye göre çok daha azdır.
  • e-Belge adı altında bulunan özellikle e-fatura gibi muhasebe takibi gerekli belgelerde muhasebe takibi çok daha kolay olur. Fatura oluşumu ve iletimi hızlı olduğu için tahsilat süreci de hızlanır.
  • e-Belge uygulaması çevreci bir harekettir. Fiziki bir oluşum meydana gelmediği için kağıt, mürekkep gibi bir çok atık da oluşmaz.

İlgili İçerik: E-İmza Nasıl Alınır?

E-Belge Çeşitleri Nelerdir?

E-Belge Çeşitleri Nelerdir?

e-Belge, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın elektronik olarak oluşturulmasını öngördüğü çeşitli bilgilerin tümüdür. Öngörülen belge türleri aşağıdaki gibi sıralanabilir;

  • e-Fatura: Mal ve hizmet alışverişleri sonrasında oluşturulan fatura belgesinin elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.
  • e-Arşiv Fatura: e-Arşiv Fatura, e-Fatura’nın benzeridir. e-Faturaya dahil olmayan işlemler ve son kullanıcı ile paylaşılan e-Faturadır.
  • e-İrsaliye: Satış işlemlerinden sonra düzenlenen irsaliye belgesinin elektronik halidir.
  • e-Serbest Meslek Makbuzu: e-Serbest Meslek Makbuzu(e-SMM), serbest meslek erbapları meslek faaliyetlerini; kazançlarını, vergilendirme gibi tahsilatları bildirmeleri zorunlu olduğu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.
  • e-Defter: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanuna göre hazırlanması zorunlu belgedir. e-Defter hazırlarken bakanlıkların belirlediği şartlara uymak zorunludur.
  • e-Gider Pusulası: e-Gider Pusulası defter tutan işlemlerin defter tutmayan işlemlerden yapmış oldukları satın alımları belirlemek için kullanılır.
  • e-İhracat Faturası: Yurt dışına satılan mal ve hizmetlerin karşılığına oluşturulan faturanın elektronik oramda düzenlenmiş halidir.

E-Belge Nasıl Alınır?

e-Belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen e-Dönüşüm hareketidir. e-Dönüşüm sürecine dahil olanlar aşağıdaki adımları izlemelidirler;

  • Gönüllü olarak veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen şartlar doğrultusunda e-Belge kullanımına başlanabilir.
  • e-Belge mükellefi olan işletmeler için Gelir İdaresi Başkanlığı; portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon olmak üzere 3 alternatif başvuru süreci mevcuttur.
  • Mükellefler bu alternatif yollardan birini seçerek başvuru işlemlerini gerçekleştirebilir ve e-Belge kullanımına başlayabilirler.
  • Mükellefler elektronik belge uygulamaları aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun e-Belge hazırlamalıdırlar.
  • Mükellefin hazırladığı e-Belgeler Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir.
  • Hazırlanan e-Belge, Gelir İdaresi Başkanlığı e-Belge portalı veya özel entegratör aracılığıyla müşteriye iletilir.
  • Müşterinin hazırlanan e-Belgenin kontrolünü Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden, e-Belge doğrulama ve e-Belge görüntüleyici sistemleri ile gerçekleştirmesi mümkündür.

E-Belge Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

e-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır. Mevzuata uygun şekilde hazırlanmış veya hiç oluşturulmamış e-Belgenin belli cezaları söz konusudur.

Her bir belge türüne ilişkin olarak bir tespit için toplam ceza 25 bin TL‘yi, bir takvim yılı içinde kesilecek toplam ceza 250 bin TL‘yi geçemez.

Bu içeriğimizde KOBİ ve işletmelerin sıkça duyduğu “e-Belge Nedir?” konusunu ele aldık. Bir sonraki içeriğimizde görüşmek üzere.

İlginizi Çekebilecek İçerikler:

Bültenimize
Abone Olun